Håndtering af afvigelser i projekter

Hvis der i forbindelse med validering identificeres afvigelser i projekterne, håndteres disse efter Klimaskovfondens principper, der her beskrives.

Med afvigelser forstås, at der efter lodsejers færdigmelding af projektet, konstateres at projektarealet og skoven ikke er etableret eller drevet efter anvisningerne i tilsagnsbrevet, eller at lodsejer på anden vis har tilsidesat forpligtelser eller givet urigtige oplysninger.

Afvigelser kan resultere i reduktion af projektets støtteberettigede beløb eller hel eller delvis tilbagebetaling af allerede udbetalt støtte jf. paragraf 17 i Lov om den Danske Klimaskovfond. Tilbagebetaling af allerede udbetalt støtte er begrænset til tilfælde, hvor der sker overtrædelser af Skovloven. Det gælder i den fulde projektperiode.

Grundlæggende gælder det for afvigelser, der vedrører reduktioner af projektarealets størrelse, at støttebeløbet reduceres forholdsmæssigt svarende til arealreduktionen i forhold til projektbeskrivelsen.

Alle øvrige afvigelser bliver grundlæggende vurderet i forhold til:

Alvor: Afvigelsens alvorlighed afhænger især af afvigelsen/overtrædelsens konsekvenser i forhold til formålet med projektet. For skovrejsning vurderes alvor og varighed at være sammenhængende.

Varighed: Overtrædelsens varighed afhænger navnlig af, hvor længe virkningerne af overtrædelsen gør sig gældende.
Omfang: Hvor omfattende overtrædelsen er, afhænger især af, hvilken virkning, overtrædelsen har på det samlede projekt. Omfanget ses for så vidt muligt for de enkelte dele af projektet i forhold til tilsagnet.

Afvigelser der identificeres ved projektvalidering registreres i en kontrolrapport. De beskrives og opdeles i ukritiske, kritiske og støttereducerende afvigelser og omregnes i et vurderingsskema, hvor den enkelte afvigelse tildeles point efter fastsatte kriterier. Efterfølgende summeres på projektniveau. Der er indarbejdet en bagatelgrænse i vurderingsskemaet.

Vurderingsskemaet indgår i den samlede kontrolrapport, der ikke er offentlig tilgængelig, men udleveres til tredjeparts validatorer og verifikatorer. Kontrolrapporten er grundlaget for sagsbehandling og endelig projektvalideringsrapport.

Afvigelser ved trin i processen for validering og verifikation

Afvigelser ved projektvalidering ved Klimaskovfonden (trin 2)

Påbud til lodsejer om udbedring af ukritiske forhold (for eksempel manglende skiltning)

Udbetaling af 80% støtteberettiget beløb gennemføres.
Der udarbejdes anmærkning i kontrolrapporten, og ved Verifikation 1 kontrolleres om forholdet er udbedret.

Påbud til lodsejer om udbedring af kritiske forhold (for eksempel et ikke funktionelt hegn)

Der stilles krav om udbedring, inden udbetaling af 80 % af det støtteberettigede beløb.
Lodsejer skal dokumentere udbedring, i udgangspunkt ved at fremsende fotodokumentation eller lignende. Hvis dokumentation ikke er mulig uden et fysisk besøg på arealet, vil omkostninger til genbesøg påhvile lodsejer.

Afvigelser, der giver anledning til reduktion af støttebeløb (for eksempel hvis areal er mindre end tilsagn).

På baggrund af en vurdering af de samlede afvigelser, udarbejdes en kontrolrapport, med udkast til reduktion af støtte.

Kontrolrapport fremsendes til lodsejer til kommentering med to ugers kommenteringsfrist.

Hvis lodsejer ikke har kommentarer, gennemføres den foreslåede støttereduktion og udbetaling af 80% af reduceret støttebeløb udbetales.
Hvis lodsejer ønsker at udbedre et anvist forhold, kan det støtteberettigede beløb opretholdes efter dokumentation for fuld udbedring. Hvis dokumentation kræver genbesøg, påhviler omkostninger hertil lodsejer.
Hvis lodsejer og Klimaskovfonden ikke kan opnå enighed om Klimaskovfondens vurdering af projektet og reduktion af støtte, har lodsejer klageadgang (se mere i standarden under God forvaltningsskik). I tilfælde af, at lodsejer klager afventer udbetaling af beløbet til der er truffet endelig afgørelse, medmindre andet aftales.

På baggrund af kontrolrapport og efterfølgende sagsbehandling udarbejdes projektvalideringsrapporten.

Afvigelser ved uafhængig projektvalidering (trin 3)

Klimaskovfonden har ikke foranlediget nødvendige tinglysninger på ejendommen.

Klimaskovfonden får påbud om udbedring og skal fremsende dokumentation til uafhængig validator.
Projektets CO₂-enheder kan ikke registerføres før dokumentation er fremsendt og uafhængig validator har underskrevet ”projektvalideringsrapporten”.

Uafhængig validator identificerer ukritiske fejl i Klimaskovfondens ”projektvalideringsrapport”

Klimaskovfonden får påbud om at opdatere ”projektvalideringsrapporten” med identificeret anmærkning, underskrive og fremsende til uafhængig validator til dennes underskrift.
Klimaskovfonden får påbud om at informere lodsejer om, at der er identificeret et forhold, der skal udbedres. Dette kontrolleres ved Verifikation 1.

Uafhængig validator identificerer kritiske eller støttereducerende fejl i Klimaskovfondens kontrolrapport.

Identificerede kritiske eller støttereducerende fejl beskrives og vurderes af validator jf. kvantificeringstilgangen til afgivelser.

Der gennemføres en individuel vurdering i samråd mellem Klimaskovfonden og lodsejer om løsning.
Hvis der skal ske udbedring, sker det på lodsejers regning og dokumentation for udbedring fremsendes til uafhængig validator.
Hvis der ikke skal ske udbedring, skal projektets budgetterede CO₂-enheder genberegnes og projektbeskrivelsen opdateres inden registerføring gennemføres. Den opdaterede projektbeskrivelse fremsendes til uafhængig validator.
Hvis forhold ikke udbedres, kan det give anledning til støttereduktion. Støttereduktionen er begrænset til 20 % svarende til endnu ikke udbetalt støtte.

Afvigelser ved verifikation 1 foretaget af Klimaskovfonden (trin 4)

Afvigelse identificeres ved verifikation 1 foretaget af Klimaskovfonden og registreres i ”Sundhedsrapporten”.

Anmærkninger fra projektvalidering ikke udbedret

Udbetaling af resterende 20 % af det støtteberettigede beløb afventer, at afvigelsen udbedres.
Lodsejer skal dokumentere udbedring, i udgangspunkt ved fremsendelse af fotodokumentation eller lignende. Hvis dokumentation ikke er muligt uden et genbesøg, vil omkostninger til genbesøg påhvile lodsejer.

Misligholdelse af driftsforpligtelse jf. tilsagnsbrevet med støttereduktion til følge (eks manglende renhold af bevoksninger).

Jævnfør kontrolrapport og vurderingsskema for afvigelser, anviser sundhedsrappporten et udkast til omfang af reduktion af støtteberettiget beløb, dog maksimalt 20 % svarende til endnu ikke udbetalt støtte.

Lodsejer får sundhedsrapporten til kommentering med to ugers kommenteringsfrist.

Hvis lodsejer ikke har kommentarer, gennemføres støttereduktion og udbetaling af eventuelt resterende støttebeløb udbetales.

Hvis lodsejer og Klimaskovfonden ikke kan opnå enighed om berettigelsen og værdien af Klimaskovfondens vurdering af støttereduktion, har lodsejer mulighed for at klage. Se afsnit om ”governance struktur”. I tilfælde af, at lodsejer klager afventer udbetaling af eventuelt resterende støtteberettiget beløb til der er truffet endelig afgørelse.

Afvigelser ved uafhængig verifikation 1 (trin 5)

Afvigelse identificeres af uafhængig part ved verifikation 1 og registres i ”Sundhedsrapporten”.

Godkendte anmærkninger fra Klimaskovfonden ikke udbedret.

Klimaskovfonden får påbud om at rette henvendelse til lodsejer og anmoder lodsejer om at udbedre forholdene.

Uafhængig verifikator finder misligholdelser af driftsforpligtelse, ud over eventuelle misligholdelser fundet af Klimaskovfonden, som burde have givet anledning til støttereduktion.

Klimaskovfonden får påbud om at opdatere ”sundhedsrapporten” med identificeret misligholdelse og fremsende denne til verifikator til dennes underskrift.
Klimaskovfonden får påbud om at informere lodsejer om, at der er identificeret et forhold omkring misligholdelse af driftsforpligtigelser, lodsejeren kan kommentere på forholdene indenfor 14 dage. Tilbagebetaling af støtte kan kun finde sted, hvis der er tale om en overtrædelse af skovloven.
Der foretages overførsler fra buffer svarende til opdateret sundhedsrapport ved registerføringen.

Afvigelser ved løbende CO₂-verifikation (trin 6)

Forskellene mellem budgetteret CO₂-effekt og verificeret CO₂-effekt i den løbende verifikation giver anledninger til overførsel fra buffer, men anses ikke for at være en afgivelse.

Efter validering af projektet og verifikation 1 er det kun, hvis der på projektarealet er overtrædelser af Skovloven, som medfører afvigelser i CO₂-effekt, at Klimaskovfonden kan stille krav om tilbagebetaling af støtte jf. Lov om den Danske Klimaskovfond.